Kỹ Năng quản lý thời gian hiệu quả

 Mỗi người đều có 24h giống nhau, vậy làm thế nào để chúng ta luôn thoải mái và có đủ thời gian để giải quyết những công việc chất chồng lên nhau một cách nhanh chóng và hiệu quả. Kỹ năng quản lý thời gian là một trong những giải pháp giúp bạn sắp xếp được công việc và sử dụng thời gian hiệu quả để hoàn thành nhiều công việc hơn mỗi ngày.

TẦM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN LÝ THỜI GIAN

Thời gian và năng lượng là tài sản quan trọng nhất mà chúng ta có được trong cuộc đời này.

Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian phụ thuộc vào mức độ ảnh hưởng của nó đối với cuộc sống và công việc của mình. Nếu bạn nghĩ nó quan trọng thì nó sẽ quan trọng, còn nếu bạn nghĩ nó chỉ làm mất thời gian của mình thì bạn đang đánh mất đi thời gian của mình một cách lãng  phí.

Bằng cách hiểu được tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian, bạn có thể thay đổi cuộc sống của mình bằng những điều tích cực hơn, hiệu quả hơn.

Vậy hãy cùng xem quản lý thời gian có những ưu điểm nào nhé:

Tầm quan trọng của quản lý thời gian

Làm được nhiều việc trong thời gian ngắn

Một trong những lợi thế lớn nhất của quản lý thời gian đó chính là cho phép chúng ta kiểm soát và sử dụng thời gian một cách hiệu quả. Từ đó chúng ta có thể tập trung tốt hơn vào những nhiệm vụ quan trọng để đem lại giá trị năng suất công việc hiệu quả.

Cuộc sống trở nên ý nghĩa hơn

Thật khó chịu nếu một ngày chúng ta luôn bận rộn làm việc nhưng đến cuối ngày lại không đem lại một kết quả như mong đợi. Việc hoàn thành một công việc khi bạn biết cách quản lý thời gian sẽ đem hiệu quả công việc cao trong ngày, giúp bạn có thêm nhiều động lực hơn trong công việc. Không những thế mà nó còn mang lại sự thoải mái thư giãn trong cuộc sống và tận hưởng thời gian riêng tư của mình.

Biết cách sử dụng thời gian hiệu quả sẽ đem lại cho bạn nhiều thời gian hơn cho những việc mà bạn yêu thích.

Đạt được mục tiêu nhanh hơn

Chúng ta luôn có những mục tiêu lớn lao để thực hiện và đạt được mục tiêu đó. Nhưng nếu bạn không hiểu được tầm quan trọng của việc quản lý thời gian, chắc có lẽ thời gian để đạt được mục tiêu đó sẽ là vô thời hạn.

Có năng lượng nhiều hơn

Bạn thường xuyên cảm thấy mệt mỏi và căng thẳng với những công việc chồng chất, nó làm cho bạn khó khăn khi đón nhận những thử thách mới. Quản lý thời gian một cách hiệu quả là cách giúp bạn giải tỏa những muộn phiền trong công việc, thấy cuộc sống thú vị hơn bao giờ hết và tràn đầy sinh lực, tăng cường năng lượng khiến bạn khám phá hơn nhiều sở thích và khám phá nhiều hành trình mới trong cuộc sống.

Nếu bạn có một kỹ năng quản lý thời gian kém hiệu quả thì có thể gây ra  những vấn đề ảnh hưởng đến sức khỏe của bản thân như là: thiếu ngủ – lo lắng – biến chứng sức khỏe và căng thẳng. Có thể nói, quản lý thời gian tốt là điều cần thiết cho sức khỏe tinh thần và thể chất của bạn. Ví dụ, hiểu được tầm quan trọng của việc quản lý thời gian sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, tăng cường sự tập trung và giúp bạn đạt được những mục tiêu nhanh chóng.

NHỮNG KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ

Những kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Đặt ra mục tiêu

Chìa khóa thành công để quản lý thời gian hiệu quả là đặt ra các mục tiêu giúp bạn có định hướng và mục đích cho công việc của mình. Khi đó bạn đã biết mục tiêu của bạn là gì rồi, thì bạn có thể biết được tình trạng mình đang sử dụng thời gian như thế nào và từ đó bạn sẽ tìm ra được cách sử dụng thời gian một cách khôn ngoan hơn và đạt được mục tiêu nhanh hơn.

Đặt ra mục tiêu dài hạn giúp bạn có tầm nhìn về tương lai, sắp xếp được thời gian hiệu quả hơn.

Đặt mục tiêu ngắn hạn mang lại cho bạn sự sắp xếp ưu tiên trong việc quản lý thời gian và từ đó giúp bạn có thêm động lực để hoàn thành mục tiêu.

Đặt ra mục tiêu giúp bạn nhìn thấy được tầm nhìn trong tương lai, tập trung nỗ lực và đảm bảo việc quản lý thời gian và duy trì năng lượng của mình một cách hiệu quả để đạt được những gì mà bạn mong muốn trong cuộc sống.

Lập kế hoạch

Khi bạn có kỹ năng lập kế hoạch tốt thì việc quản lý thời gian sẽ bắt đầu trở nên hiệu quả hơn hết. Rất khó để hoàn thành những  nhiệm vụ nếu như bạn không biết cách quản lý thời gian theo ngày tuần tháng theo một kế hoạch cụ thể và nhất quán. Tuy nhiên, sẽ có rất nhiều điều ngoài ý muốn nằm ngoài kế hoạch mà mình đặt ra, nhưng một kế hoạch tốt chính là một công cụ để chúng ta điều chỉnh được tiến trình trong ngày và không đi lệch hướng so với kế hoạch đặt ra.

Lập kế hoạch giúp chúng ta hình dung ra được những gì cần phải làm và những nhiệm vụ quan trọng cần được ưu tiên. Vì thế cách tốt nhất để phát triển kỹ năng lập kế hoạch cụ thể là sử dụng một công cụ nhất quán để lên kế hoạch và đặt lịch, ví dụ như dùng một quyển sổ tay hoặc các app lập kế hoạch để ghi chép những kế hoạch chi tiết thời gian cụ thể của tùng ngày từng tuần như: khi nào bạn thức dậy, những công việc mà bạn cần làm trong ngày, thời gian nào bạn cần giải trí,…

Và cứ như thế hãy viết tất cả mọi thứ trực tiếp vào lịch trình của bạn cho ngày tuần tháng. Việc lập kế hoạch như vậy giúp bạn đặt ra giới hạn thời gian để hoàn thành một công việc theo thứ tự ưu tiên của bạn. Như vậy bạn sẽ có định hướng tốt hơn và cải thiện được kỹ năng quản lý thời gian của bạn.  

Tăng sự tập trung

Không phải bạn làm nhiều giờ, thực hiện nhiều lúc cùng một việc là bạn đang có một kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. 

Quản lý thời gian hiệu quả chính là sự tập trung vào một việc nhưng  tối ưu hóa được  thời gian về công việc đó. Không những thế mà còn giảm bớt căng thẳng khi có quá nhiều công việc phải làm và mọi thứ dường như mất đi sự tập trung của công việc.

Để quản lý thời gian đạt hiệu quả bạn cần phải tăng cường sự tập trung đảm bảo không bị phân tâm và choáng ngợp bởi sự chồng chất của công việc.

Thiết lập thời hạn cho từng công việc

Đặt ra deadline, thời gian rõ ràng khi kết thúc công việc là cách giúp bạn hiểu rõ thời gian bạn muốn thực hiện của cụ thể từng công việc là bao lâu để đạt được những kết quả quan trọng nhất.

Khi bạn thiết lập quản lý thời gian cho từng công việc sẽ giúp bạn hiểu rõ những việc bạn muốn dành thời gian để thực hiện. Nó cũng giúp bạn sắp xếp được những công việc ưu tiên và đặt công việc quan trọng nhất của mình lên hàng đầu để tăng sự tập trung và làm việc hiệu quả hơn.

Ưu tiên thời gian cho những việc làm quan trọng

Khi bạn ưu tiên thời gian cho những việc quan trọng bạn sẽ dành hết toàn bộ sự chú ý và sự tập trung của mình để thực hiện công việc, từ đó chất lượng công việc sẽ được cải thiện và kiểm soát được thời gian của mình hơn. Để ưu tiên thời gian của bạn một cách hiệu quả, hãy liệt kê tất cả các nhiệm vụ của bạn và sử dụng ma trận Eisenhower để sắp xếp các nhiệm vụ theo một trong 4 góc phần tư sau đây:

• Khẩn cấp + Quan trọng ⇒ Việc ưu tiên cần làm trước 
• Khẩn cấp + Không quan trọng ⇒  Ủy quyền (Có thể nhờ người khác làm)
• Không khẩn cấp + Quan trọng ⇒ Đặt nó vào kế hoạch của bạn với thời gian phù hợp
• Không khẩn cấp + Không quan trọng ⇒ Xóa nó ra khỏi kế hoạch 

Trong mọi góc phần tư hãy đặt sắp xếp chúng từ góc quan trọng nhất đến góc ít quan trọng nhất. Bắt đầu với những nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp nhất. Đó là cách giúp bạn thực hành đưa ra những quyết định về việc ưu tiên thời gian cho từng công việc.

Tập trung vào kết quả của bạn

Quản lý thời gian hiệu quả đòi hỏi phải có sự thay đổi từ quá trình cho đến kết quả. Quản lý thời gian hiệu quả có nghĩa là tập trung vào một kết quả tốt đem lại giá trị hiệu quả công việc cao chứ không phải làm rất nhiều việc nhưng lại không đem lại giá trị cho công việc.

Khi bạn tập trung vào việc quản lý thời gian hiệu quả, mục tiêu của bạn sẽ đạt được những kết quả cụ thể, thay vì làm việc với thời gian dài và chăm chỉ.

Quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn kiểm soát lại thời gian trong ngày để thực hiện các hoạt động hiệu quả nhất. Giúp bạn xây dựng được thói quen tốt, đảm bảo tập trung vào kết quả, tránh căng thẳng và tìm được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống một cách tối ưu nhất.

Hãy nghỉ ngơi

Nghe có vẻ như nó đang phản lại khoa học về việc quản lý thời gian. Nhưng đây là cách tốt nhất giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả là nghỉ ngơi. Một ngày chúng ta có rất nhiều công việc cần phải giải quyết. Và nếu làm việc quá nhiều sẽ dẫn đến quá sức và bạn cũng không thể làm được gì chứ đừng nói đến phải giải quyết những công việc cần thiết. Bởi vì bộ não của chúng ta cần là sự thời gian nghỉ ngơi và tỉnh táo lại.

Và nếu bạn cảm thấy nghỉ ngơi là một vấn đề khó khăn thì hãy sắp xếp thời gian nghỉ ngơi vào kế hoạch của mình. Và cứ đến thời gian cần nghỉ ngơi bạn hãy tạm gác lại những công việc và đứng dậy vươn vai lên và đi ra ngoài chỗ làm việc ít phút chắc chắn bạn sẽ cảm thấy dễ chịu, tăng sự sáng tạo, tập trung và giải quyết vấn đề tốt hơn rất nhiều.

Kết luận

Có một câu nói của Benjamin Franklin là:

 “Nếu thời gian là thứ đáng giá nhất, phí phạm thời gian hẳn phải là sự lãng phí ngông cuồng nhất.” 

Không quản lý thời gian đồng nghĩa với việc lãng phí đi rất nhiều thời gian mà bạn không bao giờ lấy lại được. Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả như mở ra một thế giới khả quan giúp chúng ta tạo ra kết quả có giá trị trong công việc và dành được nhiều thời gian hơn cho gia đình và bạn bè của mình.

Có thể nói, kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả không chỉ đem lại cho chúng ta thành công trong công việc mà còn giúp ta phát triển bản thân tự tin, tràn đầy năng lượng và cảm thấy cuộc sống có ý nghĩa, sống một cách trọn vẹn và thử thách những điều thú vị trong cuộc sống.

Xem thêm: 5 Nguyên Tắc Quản Lý Thời Gian