Theo dõi ngày công, chấm công là một công việc diễn ra thường xuyên và rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, nhất là với những đơn vị có số lượng lớn nhân viên. Bài viết dưới đây Dân Tài Chính sẽ giới thiệu cho các độc giả một số mẫu bảng chấm công phổ biến và dễ sử dụng nhất. Hãy cùng theo dõi ngay thôi nào!
1. Bảng chấm công là gì?
Bảng chấm công là căn cứ quan trọng trong mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp để theo dõi ngày công thực tế làm việc, số giờ làm thêm, nghỉ việc, nghỉ hưởng chế độ BHXH,… đồng thời đánh giá sự chuyên cần, chăm chỉ, tích cực, hiệu quả công việc của từng nhân viên, qua đó làm cơ sở để tính lương và quản lý người lao động trong doanh nghiệp. Chấm công là công việc rất cần thiết để xây dựng doanh nghiệp hoạt động lâu dài, ổn định và có hiệu quả.
Hiện nay hầu hết các doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức đều sử dụng bảng chấm công hàng ngày trên Excel. Với bảng chấm công, các bạn có thể dễ dàng theo dõi được số ngày công đi làm của nhân viên, đảm bảo sự chính xác, minh bạch và công bằng đối với tất cả các nhân viên của mình.
Để tính lương cơ bản, doanh nghiệp sẽ dựa vào số ngày đi làm, số giờ làm thêm hay ngày nghỉ trong tháng. Ngoài ra để tính tổng lương thực nhận còn dựa vào các khoản phụ cấp thêm, tỷ lệ đạt KPI, tỷ lệ thưởng, doanh số, % hoa hồng được nhận,…Mỗi doanh nghiệp có thể dựa vào mô hình hoạt động, quy định của công ty mà có thể tính lương theo ngày công hoặc theo số giờ làm việc
2. Các phương pháp chấm công
Tùy theo mô hình hoạt động, tính chất công việc mà mỗi doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức lại có những phương pháp chấm công khác nhau
- Chấm công theo ngày: Nhân viên sẽ thực hiện chấm công trước khi bắt đầu và sau khi kết thúc ca làm việc trong ngày. Mỗi ngày công được tính bởi 1 ký hiệu đã quy định trước đó ở trong bảng chấm công. Nếu trong ngày, người lao động làm 2 việc có thời gian khác nhau thì chấm công theo ký hiệu của công việc chiếm nhiều thời gian nhất còn nếu người lao động làm 2 công việc có thời gian bằng nhau thì chấm công theo công việc diễn ra trước. Thường những doanh nghiệp áp dụng hình thức chấm công này sẽ có nhân viên làm việc theo giờ hành chính, thường là 8 tiếng một ngày. Dựa vào bảng chấm công theo ngày thì người phụ trách sẽ tập hợp lại và tính ra bảng chấm công theo tháng
- Chấm công theo giờ (hoặc theo ca): Người lao động làm bao nhiêu công thì sẽ được chấm công theo các ký hiệu quy định về ca làm và ghi số giờ làm bên cạnh theo ký hiệu tương ứng. Đây là hình thức chấm công khá linh hoạt, áp dụng đối với các doanh nghiệp có nhân viên làm parttime, khối lượng công việc được tính theo giờ, có phân chia ngày làm việc thành các ca làm khác nhau..
3. Quy trình thực hiện chấm công
Các phòng ban, bộ phận trong đơn vị, doanh nghiệp đều phải thực hiện lập bảng chấm công đều đặn hàng tháng.
Có thể thực hiện chấm công bằng máy chấm công vân tay hoặc thực hiện thủ công bằng cách người được ủy quyền căn cứ vào tình hình thực tế của đơn vị, bộ phận để chấm công cho nhân viên của mình, ghi chép vào bảng chấm công hằng ngày theo các ký hiệu được quy định.
Cuối tháng trích dữ liệu từ máy chấm công hoặc đối chiếu, rà soát các chứng từ chấm công trong tháng như: Đơn xin nghỉ việc không lương, Đơn xin nghỉ ốm,… để lập ra Bảng chấm công hoàn chỉnh. Sau đó, người chấm công và người phụ trách ký vào Bảng chấm công và chuyển cho bộ phận kế toán để lập Bảng tính lương cho cán bộ nhân viên trong tháng. Bảng chấm công được lưu giữ tại bộ phận kế toán cùng với các chứng từ có liên quan.
4. Mẫu bảng chấm công mới nhất
STT, mã nhân viên, họ tên nhân viên: Bảng chấm công sẽ có số thứ tự, mã nhân viên, họ tên đầy đủ, vị trí làm việc để các nhân viên có thể đối chiếu và kiểm tra được số ngày công của mình.
Hệ số lương (không bắt buộc): là hệ số lương cơ bản mà bạn được tính lương. Dựa vào trình độ, bộ phận làm việc hoặc thâm niên công tác, hệ số lương sẽ có sự sự khác nhau giữa các nhân viên. Đây là yếu tố sẽ liên quan trực tiếp đến việc tính lương sau này của bạn.
Các ngày công trong tháng: các ngày công từ ngày đầu tiên đến ngày cuối cùng trong tháng sẽ được liệt kê (thường từ ngày 1 đến ngày 31), trong các ngày sẽ có từng ký hiệu để đánh dấu về số ngày đi làm thực tế, ngày nghỉ không lương hoặc có lương, những ngày nghỉ theo chế độ,…
Ký hiệu chấm công: mỗi doanh nghiệp sẽ có những ký hiệu riêng để theo dõi ngày công thực tế của nhân viên trong doanh nghiệp, được ghi rõ trong bảng chấm công.
Bảng chấm công phải thể hiện rõ số ngày làm việc trong tháng (tùy theo tháng, tối thiểu 28 ngày và tối đa 31 ngày.
Dưới đây là mẫu bảng chấm công
Mẫu bảng chấm công mới nhất
Ghi chú
x: đi làm cả ngày
x/2: đi làm nửa ngày
để trống: nghỉ
NL: nghỉ lễ
B: nghỉ bù
P: nghỉ phép
KL: nghỉ không lương
NO: nghỉ ốm
Tải mẫu bảng chấm công TẠI ĐÂY
Hy vọng biểu mẫu bảng chấm công trên đây sẽ hỗ trợ các bạn tốt nhất trong việc chấm công và tính lương cho nhân viên trong đơn vị mình. Nếu có bất cứ thắc mắc hay giải đáp, hãy bình luận để được Dân Tài Chính hỗ trợ sớm nhất nhé!
5/5 – (5 bình chọn)
