3 cách tách họ và tên trong excel nhanh và đơn giản

tách tên trong excel là một trong những thao tác khá quan trọng trong quá trình làm việc với phần mềm excel. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể thao tác đúng cách. Để giúp các bạn có thể nắm rõ hơn về thao tác này chúng ta hãy cùng xem hướng dẫn chi tiết cách tách họ và tên trong excel trong bài viết dưới đây nhé !

Khi bạn nhập dữ liệu có chứa họ và tên đầy đủ trong cùng một ô nhưng trong quá trình làm việc bạn cần tách riêng họ và tên thành hai ô khác nhau để không làm làm mất thời gian và đạt kết quả chính xác thì các bạn cần áp dụng một số những cách cơ bản dưới đây. Vừa giúp bạn không mất nhiều thời gian mà còn thao tác chuyên nghiệp mà không cần phải nhập lại dữ liệu.

▶ XEM THÊM: Thủ thuật Excel cơ bản mà dân văn phòng nào cũng phải biết

Sử dụng hàm tách tên trong excel

Tách tên trong excel có rất nhiều cách, một trong những cách đó là sử dụng hàm tách tên trong Excel

Bước 1: Tạo cột nhập họ tên đệm và tên chứa nội dung khi thao tác tách. Bạn có thể sử dụng tùy chọn định dạng để phù hợp với mục đích riêng

Tạo bảng tách họ và tên bằng hàm

Bước 2: Thao tác tách tên chứa trong cột họ và tên sang cột tên đã tạo

Ở ô E5 9 (đầu tiên) cần tách bạn nhập lệnh hàm: =RIGHT(C5;LEN(C5)-FIND(“*”;SUBSTITUTE(C5;” “;”*”;LEN(C5)-LEN(SUBSTITUTE(C5;” “;””))))) với C5 là ô Họ và tên cần tách tương ứng

Nhập lệnh tách tên

Tiếp theo, sao chép xuống các ô bên dưới bằng cách di con trỏ chuột vào bên phải góc dưới ô và kéo xuống cuối danh sách cần tách

Kết quả sau khi tách tên

Bước 3: Tách họ chứa trong cột họ và tên sang cột họ đệm đã tạo sẵn

Tại ô D5 (ô đầu tiên) cần tách họ bạn nhập công thức =LEFT(C5;LEN(C5)-LEN(E5))

Nhập lệnh tách họ đệm

Trong đó:

C5: ô chứa họ và tên đầy đủ

E5: ô chứa tên vừa thao tác tách

Kết quả sau khi tách họ đệm

Sao chép thông tin xuống các ô phía dưới để thao tác tách họ đệm

▶ XEM THÊM: Hướng dẫn sử dụng Excel đơn giản nhất dành cho các newbie

Tách họ tên trong excel không dùng hàm

Tách tên tại cột tên

Bước 1: Bôi đen cột tên sau đó nhấn tổ hợp “Ctrl + H” để thao tác chức năng Find and Replace trong excel. Nhập vào box “Find” 2 ký tự:

• “*” và “Shift + 8”
• Dấu cách (Space phím dài nhất trên bàn phím) và dấu “*”. Trong mục box chọn Replace bên dưới không cần điền thông tin.

Bước 2: Chọn Replace All hoặc ấn tổ hợp “Alt + A” phần tên được tách ra cột mới

Tách riêng phần họ đệm tại cột họ 

Bước 1: Bôi đen cột họ nhất tổ hợp “Ctrl + H” mở chức năng Find and Replace. Nhập vào box “Find” hai ký tự:

• Dấu cách (Space phím dài nhất trên bàn phím) và dấu “*”. Trong mục box chọn Replace bên dưới không cần điền thông tin.

• “*” và “Shift + 8”

Bước 2: Nhấn vào Replace All hoặc ấn tổ hợp “Alt + A” phần họ đệm được tách ra cột mới

Cách tách tên ra khỏi họ và tên trong excel

Bước 1: Bôi đen sao chép cột họ và tên (cột B)  và tạo cột mới (cột D) để chứa nội dung được tách

Thao tác tách cột họ và tên trong excel

Bước 2: Bôi đen phần họ và tên trong cột D

Bước 3: Ấn “Ctrl + H” nhập dấu (*) vào phần Find What sau đó ấn Replace All

Mở thanh công cụ thao tác Bảng thao tác hiện ra

Bước 4: Nhập công thức vào ô C3: =LEFT(B3,LEN(B3)-LEN(D3)), sau đó thay ô B3 bằng ô đầu tiên chứ nội dung họ và tên ban đầu. Và tên vừa tách sẽ được chứa trong ô D3

Nhập lệnh thao tác tách

Trong đó:

• Left: hàm cắt chuỗi từ trái qua cú pháp lệnh=LEFT (ô chứa thông tin cần cắt từ trái qua,ký tự cắt)
• Len: Lấy độ dài của chuỗi bằng hàm, cú pháp lệnh: =LEN(ô chứa chuỗi cần lấy độ dài)

Lựa chọn ô chứa thông tin đã tách

Bước 5: Kéo toàn bộ công thức từ ô C3 xuống hết các ô còn lại.

Kết quả sau khi tách họ và tên trong excel

Với những thông tin được chia sẻ trên bài viết này, mong rằng các bạn hiểu rõ hơn về tách tên trong excel để áp dụng từ công thức vào trong chính công việc của bản thân. Đây cũng là một trong những kỹ năng tin học văn phòng cơ bản nhất mà nhân viên nào cũng cần phải nắm rõ. Đặc biệt, nhân viên thường xuyên làm việc trên phần mềm excel. Đừng quên cập nhật thêm những thông tin có tại Newstimviec . Chúc các bạn thành công !