Để có được dịch vụ chất lượng như ngày nay thì Google đã chú trọng vào hai quyền lợi chính của khách hàng đó là quyền hạn và bảo mật cho người sử dụng. Đối với bộ ba ứng dụng Docs, Sheets và Slides càng được đặt lên hàng đầu. Có thể bạn đã quen với các tính năng giới hạn người dùng như chia sẻ, xem và chỉnh sửa các tài liệu. Tuy nhiên còn một tính năng mới mà mình sẽ giới thiệu đó là các quy tắc bảo mật nâng cao hơn nhằm hạn chế quyền truy cập mà Google đã tích hợp, những chức năng sẽ giúp khả năng quản lý bảo mật ở mức cao nhất.
Xem ngay: cách tạo email tên miền công ty với các tính năng tương tác làm việc nhóm hiệu quả.
Những chức năng nâng cao khi chia sẻ bất kì tài liệu trên Drive
Bước 1: Bạn truy cập vào Google Drive của bạn, chọn 1 tệp tin dữ liệu mà bạn muốn cài đặt quyền truy cập, bên góc tay phải, bạn kích vào mục Share, ở khung cửa sổ mới, chọn Advanced bên phía phải góc dưới cùng:
Bước 2: Sau khi gõ địa chỉ gmail mà bạn muốn chia sẻ quyền Xem, Chỉnh sửa, Bình luận, bạn có thể tích vào ô:
-
Prevent editors from changing access and adding new people: Nếu bạn muốn editor –
người mà bạn chia sẻ quyền chỉnh sửa – không thể thay đổi quyền truy cập hoặc tự động chia sẻ tài liệu này cho người khác.
-
Disable options to download, print, and copy for commenter and viewers: Nếu bạn muốn người mà bạn chia sẻ quyền Comment (Bình luận) hoặc View (Xem tài liệu) không thể tải về, in hoặc sao chép dữ liệu này.
Bước 3: Sau khi chọn xong, bạn kích vào Done để hoàn thành cài đặt.
Xem ngay: Google Workspace Tính năng và chi phí chi tiết. Một số tính năng như: bản sao email làm bằng chứng pháp lý, chia sẻ tài nguyên làm việc nhóm hiệu quả, xét duyệt email đi và đến, những tính năng mới cập nhật 2020.
Bảo vệ dữ liệu của Google Sheets khi chia sẻ file cho người khác:
Đôi khi bạn cần phải đảm bảo dữ liệu mình đã nhập vào trong Google Sheets không bị thay đổi bởi những người được chia sẻ, điều này tưởng chừng như thật sự khó khăn khi đã cho họ quyền chỉnh sửa. Tuy nhiên, Google luôn lắng nghe phản hồi của người dùng và bổ sung chức năng Protect sheet nhằm xử lý vấn đề đó. Chức năng này nghĩa là gì: Có nghĩa là khi bạn chia sẻ bảng tính của mình cho đồng nghiệp thì có một số phạm vi bạn không muốn người khác chỉnh sửa thì bạn sẽ cài đặt khóa quyền chỉnh sửa trong phạm vi đó.
-
Tìm đến chức năng Protect sheet trong Tool
- Sheet hoặc Range sẽ là nơi để khóa quyền chỉnh sửa theo yêu cầu của bạn:
– Enter a desciprtion: Đặt tên/miêu tả để giải thích về phạm vi mà bạn muốn hạn chế quyền chỉnh sửa.
– Nếu bạn muốn người khác chỉ chỉnh sửa trong một sheet nào đó, nhấp chuột vào ô Sheet bên phải; hoặc chỉ muốn họ chỉnh sửa trong một phạm vi nhất định thì chọn ô Range bên trái.
-
Tuy nhiên có một số chú ý như sau:
– Nếu trong file Google Sheets của bạn có nhiều Sheet thì bạn phải lựa chọn sheet mà bạn muốn cài đặt quyền truy cập (Sheet 1, Sheet 2,…) bằng cách lựa chọn ô có mũi tên trỏ xuống ở bên dưới.
-Hãy nhấp chuột vào ô Except certain cells nếu bạn cho phép người khác chỉnh sửa một Sheet nhưng lại không muốn họ chỉnh sửa một số ô nhất định trong sheet đó. Sau khi chọn Except certain cells, bạn có thể chọn nhiều cột/hàng mà người khác không được chỉnh sửa.
-Nhấn vào biểu tượng thùng rác ở góc bên phải nếu bạn muốn xóa bỏ những cài đặt mà bạn vừa tạo.
-
Sau đó bạn chọn Set permission
-
Sau đó bạn có thể cài đặt chi tiết hơn:
-Chọn Show a warning when editting this range: Hiện lên cảnh báo khi ai đó muốn chỉnh sửa những sheet/range này
-Restrict who can edit this range: Nếu bạn đã share quyền edit cả file cho nhiều người, thì trong số đó ai có thể chỉnh sửa những ô mà bạn muốn. Lựa chọn mũi tên trỏ xuống trong ô bên dưới: Chọn Only you nếu bạn muốn chỉ mình bạn có quyền chỉnh sửa, hoặc chọn Custom và nhấp chuột vào những thành viên mà bạn cho phép chỉnh sửa.
-Chọn Add a edior: Thêm người có quyền chỉnh sửa và điền địa chỉ email của họ vào.
-
Sau khi đã xong, bạn có thể ấn Done để hoàn tất.
Với những thao tác trên, bạn có thể phần nào yên tâm mỗi khi chia sẻ tài liệu cho người khác.
Học google trang tính | #01 Làm quen với trang tính google sheet cho người mới bắt đầu
Làm quen với trang tính của google sheet cho người mới bắt đầu
ĐỀ NGHỊ XEM THÊM:
1. Các thủ thuật Excel hay nhất năm 2020: https://youtu.be/MDpb90pmIM0
2. Pivot Table trong Excel: https://youtu.be/7BQd_7ziKb0
3. Các hàm Excel quan trọng nhất: https://youtu.be/f0s05bTM9Eo
4. Tạo báo cáo động trong Excel (Dashboard): https://youtu.be/yjT3osvH4w
5. VBA Excel cấp tốc FULL: https://youtu.be/DT0QOoLvM10
6. Bí mật hàm Vlookup trong Excel: https://youtu.be/3FEYTVcTfGY
7. Toàn bộ các hàm Excel thông dụng: https://youtu.be/M4aX0IaaIXU
8. Hướng dẫn giải 101 bài thực hành Excel: http://bit.ly/101baiThucHanh
9. Excel nâng cao với công thức mảng: https://youtu.be/LCcTnYknAgs
10. Excel cho Kế toán cơ bản đến nâng cao: https://youtu.be/SPQetkB3p_E
11. Custom Formatting – Định dạng số trong Excel: https://youtu.be/RDKkkS4Ubrk
12. Hướng dẫn vẽ biều đồ: https://youtu.be/y8lMmXFH8ko
13. Excel cơ bản cấp tốc: https://youtu.be/k81nf5TM8rc
14. Hàm điều kiện IF từ cơ bản đến nâng cao: https://youtu.be/7gQe3B7JcRg
15. Định dạng có điều kiện Conditional Formatting: https://youtu.be/OAXQcmHJGec
16. Các lỗi thường gặp và cách khắc phục: https://youtu.be/nxIoELau_so
17. Top 25 thủ thuật nâng cao: https://youtu.be/ehYRlWmTvCg
18. Ứng dụng VBA Excel: http://bit.ly/UngDungVBA
Đăng ký Để nhận video mới: http://bit.ly/DangKyKenhGaExcel
Facebook hỗ trợ: https://www.facebook.com/excelchicken
Fanpage Gà Excel: https://www.facebook.com/gaexcelonline
Cảm ơn các bạn đã theo dõi. Nhớ đăng ký kênh, chia sẻ để ủng hộ và cập nhật video mới nhất từ Gà Excel nhé
Chúc các bạn học tốt Excel!!!
Gaexcel \
