Mục lục
Excel là bảng tính được gọi là trung tâm của sự tiện dụng và là nơi để lưu trữ thông tin và các dữ liệu, tuy nhiên với các tập dữ liệu lớn lại kèm theo đó là những khó khăn như việc chọn ra thông tin chính và theo dõi thời hạn. May mắn thay, Microsoft Excel có một tính năng gọi là định dạng có điều kiện để giải quyết cho sự thách thức này.
Conditional formatting trong Excel là định dạng có điều kiện cho phép bạn áp dụng định dạng đặc biệt cho các ô trong bảng tính đáp ứng các tiêu chí nhất định. Bài viết dưới đây hướng dẫn cách sử dụng conditional formatting cho người dùng cơ bản và nâng cao.
1. Conditional formatting trong Excel là gì?
– Conditional formatting trong Excel là một tính năng trong nhiều ứng dụng bảng tính cho phép bạn áp dụng định dạng cụ thể cho các ô đáp ứng các tiêu chí nhất định. Nó thường được sử dụng để đổi màu ô trong Excel theo điều kiện, nhấn mạnh hoặc phân biệt giữa dữ liệu và thông tin được lưu trữ trong bảng tính.
– Conditional formatting trong Excel cho phép người dùng có thể thực hiện việc gây chú ý cho các điểm dữ liệu thông tin quan trọng và đặc biệt có thể chuyển đổi trang tính của bạn từ nơi lưu trữ dữ liệu thành một hệ thống lanh lẹ tin cậy, làm nổi bật các thông tin chính và giúp bạn đạt được khối lượng công việc.
– Nhìn chung, áp dụng định dạng có điều kiện là một cách dễ dàng để giữ cho bạn và các thành viên trong nhóm cập nhật dữ liệu của bạn – kêu gọi sự chú ý trực quan đến các ngày và thời hạn quan trọng, nhiệm vụ và bài tập,…do vậy mà việc sử dụng đúng định dạng sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn bằng cách giảm thời gian sử dụng dữ liệu thủ công và giúp xác định xu hướng dễ dàng hơn.
>> Xem thêm: Hướng dẫn cách dùng data validation trong Excel
2. Cách sử dụng Conditional formatting trong Excel
Conditional formatting được sử dụng phổ biến với quy tắc nổi bật áp dụng định dạng màu cho các ô đáp ứng các tiêu chí cụ thể đã xác định. Chúng là loại quy tắc định dạng có điều kiện cơ bản nhất và cung cấp nhiều hàm tô màu trong Excel theo điều kiện.
2.1. Tô màu có điều kiện có sẵn trong excel
1 – Highlight Cells Rules
Đây là cách định dạng ô của bạn theo giá trị trong ô với giá trị thỏa mãn điều kiện có sẵn hoặc do bạn tạo ra.
Một số chức năng như:
– Greater Than: Định dạng ô có giá trị lớn hơn giá trị bạn chọn.
– Less Than: Định dạng ô có giá trị nhỏ hơn giá trị bạn chọn.
– Between: Định dạng các giá trị nằm trong khoảng bạn chọn.
– Equal To: Định dạng ô chứa giá trị bạn chọn.
– Text That Contains: Ô chứa chữ bạn chọn sẽ được định dạng.
– A Date Occurring: Định dạng ô có chứa thời gian bạn thiết lập.
– Duplicate Values: Định dạng các giá trị trùng lặp.
+ Ví dụ: Đánh dấu ô có giá trị lớn hơn 8.5 tại cột Toán.
– Bước 1: Quét chọn giá trị trong cột Toán.
Highlight Cells Rules
– Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn Highlight Cells Rules > Chọn Greater Than.
Sử dụng chức năng Highlight Cells Rules
– Bước 3: Nhập 8.5 vào ô > Nhấn OK.
Nhập 8.5
2 – Top / Bottom Rules
Là định dạng các giá trị trong ô theo xếp hạng của một vùng dữ liệu mà bạn chọn.
Các ô được định dạng theo các chức năng như:
– Top 10 Items: Ô có 10 giá trị lớn nhất.
– Top 10%: 10% ô chứa giá trị lớn nhất.
– Bottom 10 Items: Ô có 10 giá trị nhỏ nhất.
– Bottom 10%: 10% ô chứa giá trị nhỏ nhất.
– Above Average: Ô có giá trị lớn hơn giá trị trung bình của vùng dữ liệu bạn chọn.
– Below Average: Ô có giá trị nhỏ hơn giá trị trung bình của vùng dữ liệu bạn chọn.
+ Ví dụ: Định dạng 2 giá trị lớn nhất tại cột Văn.
– Bước 1: Quét chọn các giá trị trong cột Văn.
Top / Bottom Rules
– Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn Top/Bottom Rules > Chọn Top 10 Items.
Chức năng Top / Bottom Rules
– Bước 3: Giảm giá trị xuống 2 > Chọn OK.
Giảm xuống 2
3 – Data Bar
Có chức năng hiển thị mức độ lớn nhỉ của giá trị trong một vùng dữ liệu mà bạn chọn
+ Ví dụ: Sử dụng Data Bar để định dạng cột Anh.
– Bước 1: Quét chọn giá trị trong cột Anh.
Cách sử dụng Data bar
– Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn Data Bars > Chọn một bảng màu tại Gradient Fill.
Sử dụng chức năng Data Bar
4 – Color Scales
Có chức năng sử dụng màu sắc để phân biệt cacsc ô của một vùng dữ liệu nào đó dựa vào giá trị lớn nhỏ trong ôn đó.
+ Ví dụ: Phân biệt giá trị lớn nhỏ tại cột Lý.
– Bước 1: Quét chọn giá trị tại cột Lý.
Color Scales
– Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn Color Scales > Chọn bảng màu.
Chức năng Color Scales
5 – Icon Sets
+ Khái niệm: Dùng các biểu tượng để phân biệt các giá trị trong ô của một vùng dữ liệu.
+ Ví dụ: Sử dụng chức năng Icon Sets tại cộng Hóa.
– Bước 1: Quét chọn giá trị tại cột Hóa.
Icon Sets
– Bước 2: Chọn Conditional Formatting > Chọn Icon Sets > Chọn 1 nhóm biểu tượng.
Chức năng Icon Sets
3. Ví dụ cho cách sử dụng Conditional formatting trong Excel
Mở một bảng tính trong Excel hoặc nếu chưa có hãy lập một bảng tính mới, ví dụ dưới đây là cho ở bảng và tìm các tháng có doanh số bán < 100, 100 - 300 và > 300.
Ví dụ tô màu có điều kiện trong Excel. Hình 1
1. Tìm giá trị các ô < 100
– Thực hiện các thao tác từ bước chọn vùng các giá trị của dữ liệu và làm theo các bước như trong hình bên dưới:
Ví dụ tô màu có điều kiện trong excel. Hình 2
– Trong phần Format cells that are LESS THAN của ô cửa sổ Less Than nhập giá trị 100 và cùng dòng là với nơi chọn màu –> OK.
Ví dụ tô màu có điều kiện trong Excel. Hình 3
– Khi OK cho ra được kết quả như trong hình, các giá trị < 100 được bôi đậm màu đỏ:
Ví dụ tô màu có điều kiện trong Excel. Hình 4
2. Tô màu các ô có giá trị 100 – 300
– Áp dụng Conditional formatting trong Excel, bạn thực hiện các thao tác như các bước đầu của phần 1 cho các giá trị < 100, nhưng ở thao tác thứ 5 chọn Between:
Ví dụ tô màu có điều kiện trong Excel. Hình 5
– Nhập các giá trị trong phần cửa sổ Between, chọn từ vùng giá trị 100 đến 300 và chọn màu đánh dấu khác với nhóm thứ nhất như hình bên dưới đây:
Ví dụ tô màu có điều kiện trong excel. Hình 6
– OK và kết quả cho ra được như trong bảng:
Ví dụ tô màu có điều kiện trong Excel. Hình 7
3. Tìm các giá trị > 300
– Cũng thực hiện các thao tác như trong các bước của tô màu cho các giá trị thuộc 2 vùng trên, ở mục này chọn Greater Than:
Ví dụ tô màu có điều kiện trong Excel. Hình 8
– Nhập giá trị là 300, và lựa chọn màu không trùng lặp với 2 vùng trên cho cửa sổ mới mở ra:
Ví dụ tô màu có điều kiện trong Excel. Hình 9
– Chọn ok và cho ra kết quả ở bảng dữ liệu:
Ví dụ tô màu có điều kiện trong Excel. Hình 10
>> Xem thêm: Cách tô màu có điều kiện trong Excel chi tiết và nhanh nhất
2.2. Tìm hiểu định dạng theo điều kiện riêng
Conditional Formatting trong Excel còn cho phép bạn có thể tự thiết lập một quy định để định dạng ô chứa giá trị.
Ví dụ: Trong bảng mô tả mà Unica cung cấp dưới đây, định dạng ô tại cột Anh có giá trị >6.9 do bạn tự thiết lập.
– Bước 1: Click vào cột E để chọn các giá trị cột Anh.
Hình minh họa
– Bước 2: Chọn Conditional Formatting, sau đó chọn New Rule.
Hình minh họa
– Bước 3: Chọn Use a formula to determine which cells to format. Sau đó bạn nhập công thức “=E4 > 6.9” vào ô Format values where this formula is true -> chọn Format.
Hình minh họa
– Bước 4: Trong hộp thoại Format Cells, bạn chọn màu sắc tại Fill rồi nhấn OK.
Hình minh họa
– Bước 5: Nhấn OK để hoàn thành.
Hình minh họa
Ngoài những nội dung mà Unica đã chia sẻ qua bài viết trên, nếu bạn muốn tìm hiểu chi tiết hơn nữa về cách cách định dạng theo điều kiện Conditional Formatting thì có thể tham khảo nội dung Video bài giảng dưới đây:
Hướng dẫn định dạng theo điều kiện Conditional Formatting
Như vậy với kiến thức về cách sử dụng Conditional formatting trong excel thông qua những ví dụ bạn đọc đã có được những kiến thức về học Excel cơ bản văn phòng và có thể thực hiện việc tìm và tô màu có điều kiện trong Excel thật dễ dàng với việc sử dụng Conditional formatting trong Excel, tuy nhiên như trong phần đầu đã có nói, tính năng này không chỉ là việc tô màu dựa theo điều kiện trong Excel mà nó còn sử dụng trong rất nhiều các công việc khác.
Chúc bạn thành công!
Đánh giá :
Tags:
Excel
Kiến thức
Định dạng có điều kiện | Conditional Formatting (Hay nhất)
Bài học này mình sẽ giới thiệu và hướng dẫn các bạn định dạng có điều kiện conditional formatting trong excel và cách sử dụng từ cơ bản đến nâng cao hay nhất mà bạn từng biết.
Contact
? Email: excel.chicken@gmail.com
? Link Facebook: https://www.facebook.com/excelchicken
? Link Fanpage: https://www.facebook.com/gaexcelonline/
? Link Group: https://www.facebook.com/groups/2212224209065875
? Zalo: http://zaloapp.com/qr/p/p78wwrhhb0fh
Donate
? Paypal: excel.chicken@gmail.com
? ViettinBank: 101871902505 Nguyễn Văn Trí
Nội dung của video gồm:
1. Phần cơ bản:
Định dạng cell (Highlight cell rule) (1:30)
Định dạng lọc trùng trong Excel (4:20)
Định dạng top/button (Top Button Rule) (5:10)
Định dạng thanh dữ liệu (Data bar) (6:09)
Định dạng thành màu (Color Scale) (6:51)
Định dạng biểu tượng (iCon Set) (7:28)
Xóa định dạng (Clear rule) (9:15)
2. Phần nâng cao bằng công thức:
Định dạng một ô giá trị (9:51)
Định dạng một dòng giá trị (11:01)
Định dạng cả hàng và cột (12:23)
Định dạng so sánh tiến độ (14:20)
Định dạng với hàm AND và OR (17:48)
Định dạng với nhiều cột (22:17)
Cảm ơn các bạn đã theo dõi. Nhớ đăng ký kênh để ủng hộ và cập nhật video mới nhất từ Gà Excel các bạn nhé.
Đăng ký Để nhận video mới: http://bit.ly/DangKyKenhGaExcel
Facebook hỗ trợ: https://www.facebook.com/excelchicken
