Cách tô màu trong excel theo điều kiện có sẵn

Cách tô màu trong Excel theo điều kiện giúp bạn làm nổi bật ô dữ liệu đáp ứng những điều kiện cho trước để người xem dễ dàng nhận biết được. Và  nếu như bạn chưa biết cách tô màu trong bảng tính Excel theo điều kiện thì hãy tham khảo bài viết dưới đây nhé.

1. Cách tô màu trong excel theo điều kiện

Để tô màu một ô theo một điều kiện riêng biệt nào đó trong Excel thì bạn cần sử dụng tab Home > Styles. Các bước thực hiện như sau :

Bước 1: Bạn hãy lựa chọn vùng dữ liệu có thể là cột dữ liệu, các ô dữ liệu, các hàng dữ liệu hoặc cũng có thể là bảng dữ liệu mà bạn đang cần tìm ra ô để tô màu có điều kiện.

Bước 2: Trên thanh menu, bạn hãy nhấn chuột chọn Conditional Formatting danh sách thả xuống chọn Highlight Cell Rules

Bước 3: Trong danh sách thả xuống của Highlight Cell Rules, bạn có thể chọn Less than…, hoặc Between…

Trong hộp thoại mở ra, bạn nhập điều kiện mà bạn muốn cho ô cần định dạng tại ô nhập giá trị ở phần Format cells that are…

Bước 4:  Sau đó, bạn kích chuột chọn vào danh sách thả xuống bên cạnh màu sắc mà bạn đang muốn định dạng cho ô thỏa mãn điều kiện.

Bước 5: Bạn có thể thực hiện chuyển đổi giữa các tab Font, Border và Fill và sử dụng theo nhiều tùy chọn khác nhau như kiểu phông chữ, màu mẫu và hiệu ứng đổ để thiết lập định dạng sao cho phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng của bạn.

Nếu bảng màu chuẩn không đủ, bạn hãy nhấp vào More colors… và chọn bất kỳ màu RGB hoặc HSL nào theo ý thích của bạn. Khi hoàn tất, bạn chỉ cần nhấp vào nút OK.

Bước 6: Đảm bảo phần Preview hiển thị định dạng mà bạn đang mong muốn và nếu đồng ý, hãy nhấp vào nút OK để hệ thống lưu quy tắc. Nếu bạn không hài lòng với bản xem trước định dạng thì hãy nhấp vào nút Format … một lần nữa và thực hiện chỉnh sửa.

Bất cứ khi nào bạn muốn chỉnh sửa công thức định dạng có điều kiện thì hãy nhấn F2 và sau đó di chuyển đến những vị trí cần thiết trong công thức bằng các phím mũi tên. 

Nếu như bạn dùng mũi tên mà không nhấn F2  thì một dãy sẽ được chèn vào công thức thay vì chỉ di chuyển con trỏ chèn. Để thêm một tham chiếu ô nhất định vào công thức, bạn hãy nhấn F2 một lần nữa và sau đó nhấp chuột vào ô đó.

2. Các ví dụ minh họa khi thực hiện tô màu theo điều kiện trong Excel

Sau khi bạn đã biết  cách tạo và áp dụng định dạng có điều kiện trong excel dựa trên một ô khác. Bạn hãy tiếp tục tham khảo những minh họa khi thực hiện tô màu theo điều kiện trong excel như sau:

2.1. Công thức để so sánh các giá trị là là số và văn bản

Microsoft Excel cung cấp các quy tắc sẵn dùng để định dạng các ô có giá trị lớn hơn, nhỏ hơn hoặc bằng giá trị mà bạn đã chỉ định (Conditional Formatting >Highlight Cells Rules). 

Tuy nhiên, các quy tắc này sẽ không hoạt động nếu bạn muốn định dạng có điều kiện các cột nhất định hoặc là toàn bộ hàng dựa trên giá trị của một ô trong một cột khác. Trong trường hợp này, bạn hãy sử dụng các công thức tương tự:

Chúng ta có ví dụ về Công thức lớn hơn để  làm nổi bật các tên sản phẩm trong cột A nếu số lượng hàng tồn kho (cột C) lớn hơn 0. Bạn hãy chú ý rằng công thức chỉ áp dụng cho cột A ($ A $ 2: $ A $ 8).

Trong trường hợp nếu bạn chọn toàn bộ bảng (trong trường hợp này, $ A $ 2: $ E $ 8), điều này sẽ làm nổi bật của các hàng dựa trên giá trị trong cột C.

Bằng cách tương tự, bạn có thể dễ dàng tạo ra một quy tắc định dạng có điều kiện để  thực hiện so sánh các giá trị của hai ô. 

2.2. Định dạng có điều kiện với ô trống và không trống

Để định dạng các ô trống trống và không trống trong Excel  thì bạn chỉ cần tạo một quy tắc mới cho các ô ” “Format only cells that contain “ và lựa chọn một trong hai ô Blanks hoặc ô No Blanks.         

Thế nhưng,  điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn định dạng các ô trong một cột nhất định nếu như  một ô tương ứng trong một cột khác trống hoặc không trống? Trong trường hợp này thì bạn sẽ  phải sử dụng các công thức Excel một lần nữa:

• Công thức cho khoảng trống : =$B2=””– định dạng các ô / hàng đã được chọn nếu ô tương ứng trong Cột B trống.
• Công thức cho không khoảng trống : =$B2<>””– định dạng các ô / hàng đã được chọn nếu một ô tương ứng ở trong Cột B không được để trống.

2.3. Hàm AND VÀ OR

Nếu như bạn muốn định dạng bảng Excel của bạn dựa trên 2 hoặc nhiều điều kiện, thì  tốt nhất hãy sử dụng hàm =AND VÀ = OR:

Trong ví dụ dưới đây chúng  đã tôi sử dụng công thức như sau: =AND($C2>0, $D2=”Worldwide”) để thay đổi màu nền của các hàng nếu như  số lượng hàng tồn kho (Cột C) lớn hơn 0 và nếu sản phẩm được vận chuyển ở trên toàn thế giới [Worldwide] (Cột D). Hãy lưu ý rằng công thức này được vận hành với các giá trị văn bản cũng như với các con số .

Một điều hiển nhiên đó là khi bạn có thể sử dụng hai, ba hoặc nhiều điều kiện trong hàm = AND và = OR . Đây là những công thức định dạng có điều kiện cơ bản bạn sử dụng ở trong Excel. 

2.4. Hàm làm nổi bật dữ liệu trùng lặp bao gồm cả lần đầu xuất hiện

Để bỏ qua lần xuất hiện đầu tiên và chỉ thực hiện làm nổi bật các giá trị trùng lặp tiếp theo, bạn hãy ứng dụng sử dụng công thức này:

Trên đây là hướng dẫn và các ví dụ về cách tô màu trong Excel theo điều kiện, chắc hẳn các bạn cũng đã nắm được những kiến thức cần thiết. Bạn đừng quên nhấn nút Like và Share để tiếp tục ủng hộ chúng tôi trong các bài viết sau nhé.