[tip] cách tạo biểu đồ cho dữ liệu excel

Lâu nay, việc tạo biểu đồ cho dữ liệu trong Excel không chỉ đơn giản mà còn được tự động hóa đến mức bạn có thể dễ dàng chuyển từ bảng tính đến một biểu đồ toàn khu vực, biểu đồ thanh, đường, hoặc biểu đồ dạng hình tròn một cách nhanh chóng với một vài cú nhấp chuột.

Sau đó, khi bạn chỉnh sửa dữ liệu trong bảng tính của mình, Excel sẽ tự động thực hiện các thay đổi tương ứng với biểu đồ và đồ thị của bạn.

Nhưng đó chưa phải là tất cả. Ví dụ, bạn có thể,
thay đổi loại biểu đồ hoặc đồ thị tại bất kỳ điểm nào, cũng như chỉnh sửa màu sắc biểu đồ, phối cảnh (2D, 3D, v.v.), hoán đổi trục, và nhiều, nhiều hơn nữa.

Nhưng, tất nhiên, bạn phải bắt đầu với bảng tính.

Sắp xếp dữ liệu

Mặc dù Excel cho phép bạn sắp xếp bảng tính của mình theo nhiều cách, nhưng khi lập biểu đồ dữ liệu, bạn sẽ nhận được kết quả đã được sắp xếp theo cách tốt nhất để mỗi hàng đại diện cho một bản ghi dữ liệu và mỗi cột chứa các thành phần hoặc liên quan đến các hàng cụ thể.

Huh? Lấy bảng tính sau đây làm ví dụ.

Cột ngoài cùng bên trái chứa danh sách các máy in laser. Ngoại trừ Hàng 1 chứa tên cột hoặc tiêu đề, mỗi hàng đại diện cho một máy in cụ thể và mỗi ô tiếp theo chứa dữ liệu về các máy in đó.

Trong trường hợp này, mỗi ô chứa dữ liệu về tốc độ in: Cột B, khoảng thời gian để in trang đầu tiên của tài liệu; Cột C, khoảng thời gian để in tất cả các trang, kể cả trang đầu tiên; Cột D, khoảng thời gian để hoàn thành toàn bộ tài liệu, bỏ qua trang đầu tiên.

Mặc dù đây là một bảng tính khá cơ bản, nhưng cho dù dữ liệu của bạn có phức tạp đến đâu, thì việc tuân thủ định dạng chuẩn này sẽ giúp hợp lý hóa quy trình. Như bạn thấy, bạn sẽ có thể lập biểu đồ cho các ô trong một phần nhỏ của bảng tính, hoặc lập biểu đồ cho toàn bộ tài liệu, hoặc workbook của bạn.

Biểu đồ Excel điển hình bao gồm một số phần riêng biệt, như được hiển thị trong hình dưới đây.

Lập biểu đồ cho dữ liệu của bạn

Nếu bạn đã thực hiện điều này trước đây, có lẽ bạn sẽ ngạc nhiên về việc lập biểu đồ cho bảng tính của bạn trong Excel dễ như thế nào. Như đã đề cập ở trên, bạn có thể lập biểu đồ cho toàn bộ bảng tính hoặc bạn có thể tạo đồ thị cho một nhóm các cột và hàng cụ thể.

Ví dụ, giả sử rằng trong bảng tính mà chúng tôi đã dùng làm ví dụ ở trong phần trước, bạn muốn lập biểu đồ chỉ cho hai cột dữ liệu đầu tiên (cột B và C), bỏ qua cột D. Điều này đòi hỏi một quy trình gồm hai bước đơn giản:

• Chọn dữ liệu bạn muốn lập biểu đồ, bao gồm các tên ở cột bên trái và các tiêu đề trong các cột bạn muốn đưa vào biểu đồ của mình, như được hiển thị bên dưới.

• Nhấn ALT+F1.

Hoặc, để lập biểu đồ cho toàn bộ bảng tính, hãy làm theo các bước sau.

• Chọn tất cả dữ liệu trong bảng tính, như được hiển thị trong hình đầu tiên ở bên dưới. Không chọn toàn bộ trang tính, như thể hiện trong hình ảnh thứ hai bên dưới, chỉ chọn các ô chứa dữ liệu.

RightWrong

• Nhấn ALT+F1.

Excel là một công cụ tuyệt vời của việc chọn loại biểu đồ thích hợp cho dữ liệu của bạn, nhưng
nếu bạn thích một loại biểu đồ khác, chẳng hạn như, biểu đồ thanh ngang hoặc chọn một bảng màu khác, thậm chí có thể là bố cục 3D với viền và nền, thì Excel có thể thực hiện được tất cả các hiệu ứng trên một cách dễ dàng.

Thay đổi loại biểu đồ

Như mọi thứ khác trong Excel, có một số cách để sửa đổi loại biểu đồ của bạn. Tuy nhiên, đơn giản nhất là:

• Chọn biểu đồ
• Trên thanh menu, chọn Chart Design.
• Trên thanh Chart Design, chọn Change Chart Type.

Thao tác này sẽ mở ra hộp thoại
Change Chart Type, như hình bên dưới.

Bạn có thể thấy, có rất nhiều loại biểu đồ và khi bạn nhấp vào một trong số chúng,  một số biến thể của chúng sẽ được hiển thị trên đầu hộp thoại.

Ngoài việc thay đổi các loại biểu đồ từ thanh công cụ Chart Design, bạn cũng có thể thực hiện một số sửa đổi khác, chẳng hạn như phối màu, bố cục hoặc áp dụng một trong các kiểu biểu đồ được thiết kế sẵn của chương trình. Tất nhiên, kiểu biểu đồ sẽ tương tự như kiểu đoạn văn trong Microsoft Word. Như trong MS Word, bạn có thể áp dụng một trong nhiều kiểu như hiện tại, chỉnh sửa các kiểu hiện có hoặc tạo kiểu của riêng bạn.

Thêm và xóa các thành phần của biểu đồ

Các yếu tố của biểu đồ tất nhiên là các thành phần khác nhau, chẳng hạn như tiêu đề, chú thích, trục X và Y, v.v … tạo nên biểu đồ của bạn. Bạn có thể
thêm và loại bỏ các yếu tố này bằng cách nhấp vào biểu tượng dấu cộng xuất hiện ở phía bên phải của biểu đồ khi bạn nhấp vào nó.

Bên dưới mục Chart Elements là Chart Styles, mục này sẽ hiển thị khi bạn nhấp vào biểu tượng cọ vẽ ở bên phải của biểu đồ.

Bạn sẽ tìm thấy mục Chart Filters ở bên dưới mục Chart Styles, sẽ cho phép bạn bật và tắt (hoặc lọc) các thành phần khác nhau của biểu đồ, như được hiển thị ở đây:

Nếu những tùy chọn sửa đổi đó không đủ cho bạn, thì có một loạt các tùy chọn khác trong Format Chart Area ở bên phải của bảng tính cho phép bạn thay đổi tất cả các khía cạnh của biểu đồ, từ tô màu và nền sang đường lưới, đến thanh 3D, dạng lát bánh, thả bóng – tôi có thể tiếp tục liệt kê thêm được nữa. Nhưng tôi chắc chắn rằng chúng sẽ còn tiếp nữa.

Ví dụ, khi bạn nhấp vào mục Text Options, bạn sẽ nhận được một loạt các hiệu ứng khác mà bạn có thể áp dụng cho văn bản trong biểu đồ của mình. Các tùy chọn gần như không giới hạn, đến mức mà chúng không có hạn cuối, bạn có thể tạo ra một số biểu đồ và đồ thị trông có vẻ sặc sỡ – mà không cần tốn quá nhiều công sức, điều này giúp tôi chuyển đến một hướng dẫn thiết kế quan trọng.

Chỉ vì việc bạn có tất cả những công cụ thiết kế tuyệt vời này để thiết kế theo ý của bạn không có nghĩa là bạn phải sử dụng chúng., hoặc phải sử dụng chúng cùng một lúc. Ý tưởng là làm cho đồ họa của bạn đủ hấp dẫn để thu hút sự chú ý của khán giả, nhưng không quá rối mắt đến nỗi thiết kế đó làm mất đi thông điệp mà bạn đang cố gắng truyền tải. Rốt cuộc, thông điệp mới là điều quan trọng, không phải là khả năng thiết kế của bạn hay công dụng của phần mềm thiết kế đồ họa mà bạn dùng.

Một nguyên tắc quan trọng hàng đầu là, nếu biểu đồ của bạn trông quá rối mắt và không có điểm nhấn, thì bạn có thể lược bỏ một số yếu tố không cần thiết. Không sử dụng quá nhiều phông chữ để trang trí, nếu chúng không dễ đọc. Khi sử dụng biểu đồ hoặc đồ thị dạng định hướng thương mại, hãy tập trung vào thông điệp mà bạn muốn truyền tải chứ không phải cách bạn truyền tải thông điệp.

Trong khi đó, biểu đồ dữ liệu dạng bảng có thể khiến nó dễ hiểu hơn nhiều và
thân thiện hơn nhiều so với cột sau cột văn bản và số.